兩者為何
借項通知單與貸項通知單在方向上不同：一者增加、一者減少。它們其餘共享的——欄位、生命週期、介面、沖銷並重開機制——皆相同。- 借項通知單（
DN）為向客戶開立的應收應退回款項：對工作區有利的價格更正、對先前所貸記項目的重新請款、漏附的輔料、依合約議定的延遲費。登錄後會以與客戶發票相同的方式增加客戶的未清餘額。 - 貸項通知單（
CN）為向客戶開立的應退回款項：退貨、回饋、對客戶有利的價格更正、議定的折讓。登錄後會減少客戶的未清餘額——若客戶無未沖餘額，則於該帳上留下一筆已套用貸項。
為何存在
客戶發票涵蓋出貨或訂金的議定價格；它是應收工作的大宗。然而真正的客戶關係有更長的長尾：季末的小額對帳、商譽性貸記、商品到岸後數週才議定的重工費。新開立一張發票——或更糟，編輯原發票——會弄混原來的請款紀錄。 借項或貸項通知單以其為自己的單據、自己的編號、自己的日期，以及自己的分錄來解決這件事。原發票留置不動；調整以另一獨立列讀於同一客戶帳上，且累積餘額反映兩者。何時使用
借項與貸項通知單於 Finance 模組內沖帳（沖帳）分頁——即團隊用以將客戶訂金套用至發票的同一分頁——開立與管理。兩種通知單於此分頁底下的單一借項／貸項通知單清單中共存。 團隊伸手取用兩者的常見原因：- 借項通知單。 對客戶議定報銷的輔料成本進行重新請款；原發票漏掉的運費或關稅轉嫁；發票議定後對工作區有利的價格更正。
- 貸項通知單。 出貨後的退貨；客戶取得資格的回饋；對客戶有利的小額價格更正；於未來訂單上的商譽性貸記。
單據上呈現的內容
兩種通知單承載相同的欄位：Note no.——單據自身的編號。借項通知單以工作區全域DN序列編號；貸項通知單以CN序列。模式遵循年月形式（例如DN2506....、CN2506....）使通知單依序讀取。Type——Debit或Credit。通知單類型於建立時設定，並隨單據留存；草稿可丟棄，但借項通知單不能就地翻為貸項通知單。Customer——通知單所開立的客戶。必填。Invoice——適用時，通知單所對應的原客戶發票。選填：未對應某一張發票的獨立調整可在不指名發票的情況下開立。Issue date——通知單開立日；驅動分錄業務日期。Currency——單據自身的幣別。Amount——以單據自身幣別表示的稅前金額。Tax type與Tax amount——稅務分類（應稅國內、零稅率出口或免稅）與相對應的稅務數字。Total amount——Amount + Tax amount。合計即通知單核准時對分錄帳登錄的金額。Notes——工作區於單據上所保存的自由文字。
通知單如何影響客戶餘額
通知單對客戶未清餘額的作用，是與發票或收款相同種類的變動——寫入財務分錄帳的應收側、對應至單據，並於每一個讀取分錄帳的 Finance 視角上可見：- 已核准的借項通知單對應收側登錄一筆開立應收／應付分錄。客戶於應收板上的未清餘額按通知單合計金額上升，分錄則於對帳單上以
Debit note為分錄類型呈現於應收欄底下。在幕後，借項通知單是一筆開立應收／應付——與客戶發票所產生的分錄為同一種。 - 已核准的貸項通知單對同一側登錄相反的變動。客戶的未清餘額按通知單合計金額下降，分錄則於對帳單上以
Credit note為分錄類型呈現於收款欄底下——貸項通知單以與套用訂金相同的方式對未沖餘額沖抵。
核准生命週期
每張借項與貸項通知單走過工作區的標準經辦／覆核核准生命週期。狀態為其餘財務核准介面所使用的同一套：- 草稿。 經辦正在準備通知單。尚無內容登錄至分錄帳；客戶餘額不變。
- 待覆核。 經辦已送審通知單。它呈現於 Finance 模組覆核（覆核）分頁底下覆核工作清單上，供每位適格的覆核者檢視——但送審者本人除外。
- 已核准。 覆核者已核准通知單。開立應收／應付變動（借項通知單）或沖抵變動（貸項通知單）登錄至分錄帳；客戶的未清餘額隨之更新。
- 已退回。 覆核者已退回通知單並記錄理由。通知單回到經辦處修正或丟棄。已退回的通知單絕不會登錄至分錄帳。
作廢並重開借項或貸項通知單
事後發現有誤的已核准通知單——金額錯誤、客戶錯誤、稅務分類錯誤——絕不會被編輯。工作區改以作廢原單據並重開一張替換之。機制與客戶發票所使用的相同：原單據保留其編號與其在歷史中的位置；分錄帳獲得一筆沖銷分錄，沖抵原分錄的作用；一張新的替換單據被建立並回連至所替換的單據。流程如何運作
- 作廢原通知單。 通知單被標記為已作廢：單據保留其編號、其行、其客戶與其開立日，並獲得一個
Voided at時間戳、一個Void reason，以及作廢者紀錄。軌跡記錄一筆作廢事件。 - 沖銷分錄對分錄帳登錄。 若原通知單曾達已核准並對分錄帳登錄，沖銷會登錄一筆方向相反、金額相同的新分錄，並回連至其所沖抵的分錄。客戶的未清餘額回到通知單從未被核准時的狀態。在被核准前作廢的通知單先前並未登錄，故不會寫入沖銷分錄——僅單據狀態改變。
- 重開一張替換通知單。 一張新通知單於草稿中建立，透過
Reissued from連結回連至原單據。替換單據承載其自有的新通知單編號與自有開立日；金額與稅務類型可於過程中修正為更正後的數字。重開後的通知單自上而下進入同一套核准生命週期——草稿 → 待覆核 → 已核准——且僅於覆核者核准時對分錄帳登錄。
「作廢」與「沖銷分錄」——其分際
這是工作區兩種更正概念並列定義的所在頁：- 作廢是使用者對通知單（或對客戶發票）所執行的單據層級動作。通知單被標記為作廢；單據的狀態、其
Voided at時間戳、其Void reason，以及作廢者，皆記錄於單據本身。作廢是動作；單據是受詞。 - 沖銷分錄是當作廢對先前已對分錄帳登錄的通知單落地時，工作區所寫入的分錄帳層級分錄。它是財務分錄帳上的一筆新分錄，方向與原分錄相反、金額相同，並回連至其所沖抵的分錄。沖銷分錄是分錄帳「不編輯、不刪除」規則於工作區每一次更正先前已登錄之數字時得以遵守的方法。
外幣
借項或貸項通知單以單據自身的幣別開立。當通知單對分錄帳登錄時，分錄以通知單的幣別與工作區報表幣別（採開立日生效之匯率）一併承載金額——同一規則適用於客戶發票。客戶於該幣別的餘額按通知單合計移動；其他幣別的餘額不變。誰能對借項與貸項通知單執行動作
各部分生命週期所獲准的角色，由工作區的經辦／覆核核准模型設定：- 經辦（建立、送審、作廢與重開）：財務、財務覆核、管理員。
- 覆核（核准或退回）：財務覆核、管理員。
在工作流程中的位置
- 上游。 借項或貸項通知單對客戶開立——且通常對某張特定客戶發票開立——以調整已被請款的款項或記錄一筆漏記的款項。
- 平行。 通知單於 Finance 模組沖帳分頁上準備與核准；待覆核的通知單呈現於**覆核（覆核）**分頁與覆核者的覆核工作清單上。
- 下游。 已核准的通知單對財務分錄帳登錄；應收板與對帳單讀取同一份分錄帳分錄。