建立報價單

報價單 是您在 客戶 做出承諾前，把價格擺到對方面前的方式。建立報價單、送出，並在客戶接受後，把它往下交接為 訂單 或形式發票—— 無須重打任何東西。

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此工作流程的成果

您在此工作流程結束時，會有一份已送出、且客戶已接受或已婉拒的報價單—— 這筆交易的、已定價的提案紀錄。一份已核准的報價單可以：

• 轉換為訂單，把客戶、幣別、每一條款式行、每一個配色、每一個尺碼、每一個單價往下帶， 並記下一條回溯到來源報價單的連結；或
• 產生 PI（在您的管理員啟用之處），以一份從報價單預填的形式發票， 供客戶安排付款；以及
• 承載客戶簽回的 PI，待 PI 簽回後作為附件掛在報價單上， 讓原始提案與簽回接受共處同一份紀錄。

一份已拒絕的報價單是一份未落地提案的紀錄，也是修訂後再次提案所據以而起的基礎。

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何時會用到

• 客戶要求對一個或多個 款式 報價，您需要把一份正式的提案擺到對方面前。
• 客戶在您送出報價後又回來要求變更——在同一條報價單鏈上開啟修訂版次並送出新的提案。
• 先前一份報價單被婉拒，現在需要以調整後的條件重新提案——修訂後即可開啟一個以先前資料為起點的新版次。

若款式尚未存在，請先開發款式——詳見 開發款式。 若成本尚未到位，請先建立成本表——詳見 建立成本表。

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先決條件

• 對應買家的客戶紀錄。客戶主檔由您的管理員維護。
• 要報價的款式——既可連結到既有的款式主檔，也可於行上自由文字填入對客戶顯示的款號與名稱。 連結到主檔為佳，讓提案綁定到真實、可重複使用的款式紀錄。詳見 款式。
• 每個您打算報價的款式上都需要一份成本表。 成本表是逐款式算出工廠成本、客戶價與毛利的地方； 報價單會把這些客戶側數字載入為其單價。詳見成本表。
• 季節、產地與付款條件的租戶清單——由您的管理員設定。報價單表頭從這些清單中挑選。
• 報價單寫入權限，給建立、編輯、送出、核准、拒絕、修訂或轉換報價的使用者。 讀取對您租戶內任何已登入的使用者開放。

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角色分工

具備報價單寫入權限的使用者開啟報價單、填寫表頭與款式行、設定單價、送出報價單、 登錄客戶的接受或婉拒、條件變更時修訂提案、上傳客戶簽回的 PI， 並把已核准的報價單轉換為訂單。平台以能力而非職稱把關這些動作—— 具備該能力的業務、商品開發與管理員角色都可在報價單上操作。 您租戶內任何已登入的使用者都可開啟已儲存的報價單、讀取它，並看到它承載的提案。

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操作步驟

1. 開啟報價單模組並起一份新報價單。 開啟報價單並選擇「建立報價單」。一份新報價單在草稿中開啟, 準備好被填寫。平台為它指派報價單號;您不挑選它。

   

2. 填寫表頭。
   • 客戶——從客戶主檔挑選買家。
   • 幣別——挑選報出單價所用的幣別。一份報價單從頭到尾只有一個幣別； 以另一個幣別的提案即為另一份報價單。
   • 有效期限——設定提案的截止日期。提案沒有固定終止日時請留空。
   • 季節——挑選此提案所對應的銷售季節。租戶通常會把清單項目設定為 年度與季節合併的單一標籤（例如 2026 S/S），讓挑選一筆條目就把年度 與季節一起帶到文件上。
   • 產地——挑選此提案的產地（國家或地區）。
   • 條款——挑選要印在報價單上的付款與商業條款文字。
   • 備註——鍵入要顯示為渲染文件「Remark」的內部備註。
3. 新增一條款式行。 報價單跑的每一個款式各加一個區塊：
   • 視需要透過 款式主檔編號 挑選款式主檔，把行連結到真實的款式紀錄。 自由文字行亦可作用；連結為佳，讓提案綁定到該款式的物料表、成本表歷史與下游文件。
   • 填寫 款號 與 款式名稱——這份報價單上對客戶顯示的款式識別。
   • 視需要設定 Fabric No. 與 樣品尺寸 作為描述細節。
   • 視需要設定 最小訂購量 (MOQ)——此款式附帶的最小訂購量。 非負整數；該行不附條件時留空。停留於報價單行上，於轉換時不會傳遞到訂單。
4. 新增配色、尺碼與單價。 在每一條款式行下，依「配色 × 尺碼」加列：
   • 配色——應出現在報價單上的配色名稱。可視需要加上 色碼（通常為十六進位值）。
   • 尺寸——尺碼標籤（例如 S、M、38）。
   • 數量——本「配色 × 尺碼」所報的數量。
   • 單價——以報價單幣別表示的每件價。報價單定價是逐尺碼的—— 同一個配色可在不同尺碼上承載不同價格。
   • 平台會由您輸入的配色名稱推算該款式行上的 配色數，因此它不會與資料脫鉤。
5. 檢視提案。 走過款式行、配色、尺碼與單價。總計被算為所有報出的 數量 × 單價 之精確總和，並顯示於報價單上。平台不會因為缺價或空款式而擋下送出—— 商品開發是決定提案是否就緒的把關者。

   

6. 下載報價單文件。 報價單以帶有您租戶品牌（標誌、配色、賣方資訊區塊）的 PDF 渲染。 下載一份來預覽客戶會看到的內容，並把報價單寄給客戶。
7. 送出報價單。 按下「送出」。報價單從草稿進入已送出； 自此平台不再接受編輯。變更已送出報價的方式是修訂。

   

8. 登錄客戶的回應。
   • 核准——客戶已接受提案。報價單進入已核准。 轉換為訂單、產生 PI（在您的管理員啟用之處），以及修訂均已可作用。
   • 拒絕——客戶已婉拒。報價單進入已拒絕。修訂已可作用； 轉換與產生 PI 則不可。

   

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修訂提案

若一份已送出、已核准或已拒絕的報價單需要變更——客戶反對的價格、要調整的數量、要換的配色—— 請開啟修訂。平台會把目前的報價單標為已取代、在同一條鏈上以下一個版次號開啟一份新的草稿報價單， 並深層複製表頭（客戶、幣別、有效期限、季節、產地、條款、備註）以及先前版次的每一條款式行與尺碼。 修訂後的報價單領取自己的新 報價單號；鏈上對前一列的連結保留，讓每一輪所提議過的歷程仍完整保留。 編輯新版次的表頭、行或單價以反映變更，再送出一次。 之後客戶對新版次的回應，即是把報價單帶入已核准或已拒絕的回應； 先前的版次留作歷史紀錄。 您若曾在前一個版次上起草了 AI 封面備註，它不會被複製—— 新版次需要時請重新起草。

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在已核准上產生 PI

在您的管理員為您租戶啟用「報價產 PI」之處，產生 PI 在已核准的報價單上可作用。 產生 PI 會開啟一份從報價單預填的新 形式發票—— 明細項目、客戶、幣別與條款均沿用——供客戶安排付款或開立信用狀。 報價單的狀態不會改變：報價單仍維持已核准，因此仍可轉換為訂單。 客戶在 PI 上簽回並寄回時，請在報價單上上傳簽回 PI。接受 PDF 與 JPG 上傳。 簽回副本現在位於原始提案以及由它產生的 PI 同一份紀錄上。

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轉換為訂單

當這筆交易準備好從提案進入承諾時，請在已核准的報價單上轉換為訂單。一張新 訂單 開出，承接客戶、幣別、每一條款式行（連結到款式主檔之處沿用該連結）、每一個配色、 每一個尺碼，以及每一個單價。新訂單保留一條回溯到來源報價單的連結；報價單被標為已轉換。 自此刻起，訂單才是這筆交易的活的紀錄—— 出貨日期、貿易條件、出貨地及其餘訂單專屬的條件都在那裡接手。這筆交易的金流—— 訂金、出貨請款、收款與面向客戶的結算——則自訂單流入 Finance 模組並匯總到 對帳單。

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決策點

• 連結款式主檔 vs. 自由文字行。 透過 款式主檔編號 連結，能把行綁定到真實的款式紀錄。 在行為一次性時，自由文字可用；但連結為佳，讓提案綁定到該款式的物料表、成本表歷史與下游文件。
• 送出 vs. 修訂。 一旦報價單送出，編輯被拒。提案在送出後需要變更時請以修訂開啟新版次； 不要在已送出的列上尋找解鎖。
• 核准 vs. 拒絕 vs. 修訂。 從已送出，客戶的回應決定下一個狀態。 在客戶決定前要求變更時，已送出亦可走修訂——開新版次、再次送出， 讓那個版次承載最終回應。
• 轉換為訂單 vs. 產生 PI。 兩者都從已核准走。轉換為訂單會開啟其餘鏈條所依附的活訂單紀錄； 產生 PI 則會開啟一份對客戶的付款文件。 產生 PI 不會擋下轉換為訂單——兩者可在同一份報價單上同時發生。

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業務規則摘要

以下規則治理此工作流程。它們在報價單頁面有完整文件； 此工作流程僅做摘要。

• 一份報價單對應單一客戶與單一幣別。 客戶與幣別在表頭挑選並維持不變。 詳見報價單頁面的業務規則。
• 編輯僅限於草稿。 表頭、行、配色、尺碼與單價的編輯均要求報價單處於草稿。 對非草稿狀態的報價單下寫入請求會被拒。
• 送出會把報價單從進一步編輯上鎖。 變更已送出報價的方式是修訂。
• 僅已核准的報價單可轉換為訂單。 在任何其他狀態上轉換會被拒； 已轉換過的報價單不得再次轉換。
• 修訂會在同一條鏈上開啟新版次，並使先前版次被取代。 新版次領取自己的新 報價單號，並承接每一條款式行與尺碼的深層複本； 先前版次被標為已取代。
• 產生 PI 不會改變報價單的狀態。 報價單仍維持已核准並仍可轉換為訂單。
• 簽回的 PI 附在報價單上。 不在訂單上，也不在 PI 文件上。

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日期設定與影響

• 有效期限——由使用者在表頭設定；選填。客戶從文件上讀到的截止日期。
• 建立日期——由平台在報價單開啟時設定。在報價單文件上印為開立日期。
• 最後更新日期——由平台在報價單處於草稿時的每一次寫入，以及每一次狀態變更時，均會設定。

報價單表頭上沒有送出時間、核准時間、拒絕時間或轉換時間—— 每一次轉換的可見訊號，是狀態本身以及該列的最後更新日期時間戳。 有效期限在轉換時不會傳遞到訂單；訂單自帶 訂單日期 與 出貨日期。

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接下來會發生什麼

一份簽回的提案，是業務與營運之間的橋。從一份已核准的報價單：

1. 轉換為訂單。 新訂單開出，承接客戶、幣別、每一條款式行（連結到款式主檔之處沿用該連結）、 每一個配色、每一個尺碼，以及每一個單價。新訂單保留一條回溯到來源報價單的連結； 報價單被標為已轉換。從訂單上，這筆交易接手出貨日期、貿易條件、出貨地， 以及其餘自身的條件——詳見訂單與 訂單生命週期。轉換後的金流—— 訂金、出貨請款、收款與面向客戶的結算——在 Finance 模組中運作，並匯總至 對帳單。
2. 產生 PI 供安排付款。 在您的管理員為您租戶啟用「報價產 PI」時， 已核准的報價單可產生一份從報價預填的形式發票，供客戶安排付款或開立信用狀。 PI 處理期間，報價單仍維持已核准。詳見 文件與轉換鏈。
3. 上傳客戶簽回的 PI。 把簽回副本（PDF 或 JPG）附到報價單上。 原始提案、由它產生的 PI，以及簽回的接受都掛在同一份紀錄上。

當客戶帶著變更或新一輪議價回來時，請修訂該報價單，而非從零再建一份—— 鏈保留每一輪所提議過的歷程，新版次也是從先前版次的資料起算，而不是一張空白表單。

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最佳實務

• 報價時開著成本表。 成本表是計價工具；報價單是提案。把報價單的單價取自成本表的客戶側數字， 提案才會穩穩立基於真實毛利。詳見 建立成本表。
• 能連結到款式主檔的行就連結。 透過 款式主檔編號 連結， 能把行綁定到真實的款式紀錄，並讓後續整條鏈——物料表、成本表歷史、下游文件——易於追溯。
• 有效期限要審慎設定。 清楚的截止日期告訴客戶提案何時仍然有效， 也提醒您的團隊何時該重整提案。
• 僅在提案完備時才送出。 平台不會因為缺價或空款式區塊而擋下送出—— 商品開發是把關者。請在按下送出前，把款式、配色、尺碼與單價都走一遍。
• 修訂——不要嘗試編輯已送出的報價。 平台會拒絕該編輯， 而先前的版次正是「實際所提議過什麼」的紀錄。
• 儘快上傳簽回 PI。 把原始提案、由它產生的 PI，以及簽回的接受集中在同一份紀錄。

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相關頁面

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