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訂單的商業面是一連串文件，每一份都由前一份產生。本頁說明這條鏈——它為何存在、每份文件是什麼，以及「轉換」究竟做了什麼。

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什麼是轉換鏈

當您向客戶報價、贏得生意、出運貨物並開票收款時，會產生一連串描述同一筆交易的文件。在許多公司裡，每一份都要從頭重打——同樣的款式、配色、數量與價格一再鍵入，每次都有打錯的數字或過期的價格悄悄混進來。 GarmentFlow 把這些文件串成單一的轉換鏈。每份文件都由前一份轉換而來，自動把共用的明細往下帶。您在最開始只輸入一次款式與價格，之後每份文件都繼承它們。 這條鏈的存在有三個理由：
  • 一致性。 每份文件都反映相同的數字。報價單上談定的價格，就是發票上的價格——沒有重打，錯誤也就無從滲入。
  • 速度。 轉換一份文件只需片刻。您是在審閱繼承來的資料，而非重新輸入。
  • 可追溯性。 每份文件都保留一條回溯到來源的連結，因此您能從一筆出貨追回發票、訂單，以及最初的報價單。

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四種文件

一筆典型交易會經過四種文件類型：
  1. 報價單。 是客戶承諾前您寄給對方的價格報價——您所提議的款式、配色、數量與單價。
  2. 形式發票（PI）。 客戶接受後，報價單轉換為——出貨前用以確認價格、數量與條款的初步發票。客戶以此開立信用狀或安排付款。
  3. 商業發票。 貨物出運時，交易以商業發票開票——針對實際離廠的貨物正式請款。
  4. 裝箱單。 與發票並行的裝箱單詳列每一箱的內容——客戶與海關收貨所需的逐尺碼、逐配色明細。
形式發票與貨物出運之間，是本身——客戶確認的承諾，也就是已接受的報價單所轉換成的對象。訂單是生產發生的地方；商業發票與裝箱單則由該訂單實際出運的內容產生。訂單自身的旅程請見訂單生命週期。

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「轉換」是什麼意思

轉換不會移動或更名一份文件。它會建立一份下一類型的新文件，並以來源預先填好內容：
  • 明細項目——款式、配色、尺碼與數量——往下帶。
  • 價格與商業條款往下帶。
  • 客戶與幣別往下帶。
  • 記錄一條回溯來源文件的連結。
來源文件不因轉換而改變——由報價單產生形式發票後，報價單仍維持原樣。在下一步確實有所不同時——客戶削減的數量、變動的條款——您可在定稿前調整新文件。沒有任何東西被鎖死在來源上；轉換只是讓您不必從空白開始。

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PDF 產生與品牌

鏈中每份文件都會輸出為一份可直接寄給客戶的精緻 PDF。該 PDF 帶有貴公司的品牌——您的標誌、配色、公司名稱與地址，以及在文件需要時的銀行資訊——全部取自您的工作區設定，因此每份文件看起來都像出自您。品牌由管理員設定一次（見設定您的租戶），並自動套用到每份文件。由於銀行與公司資訊在每次產生 PDF 時都重新讀取，在設定中更新它們便會一次更新往後所有文件。

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對客戶 vs 對內部的文件

有些匯出有兩種對象，GarmentFlow 會分別只顯示該對象該看的欄位。最清楚的例子是支撐定價的成本表：對客戶的匯出只顯示報價，而同一張表對內部的匯出還會顯示您的工廠成本與毛利——供決定售價的團隊使用。匯出時您選擇對象，因此絕不會不慎把成本明細寄給客戶。鏈中對客戶的文件——報價單與形式發票——永遠只帶客戶所涉及的價格。

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