心智模型
分錄帳有三側，並在每一側上記錄一份累積分錄清單。每一筆分錄都是一筆金流變動——開立應收／應付、收款入帳、付款出帳、套用訂金、修正，或一筆已實現匯兌損益。某一側的餘額即其分錄的累積淨值。 三側：- 應收帳——客戶積欠工作區的款項。針對客戶開立的應收增加餘額；收款與所套用的訂金則減少之。
- 應付帳——工作區積欠廠商的款項。廠商發票增加餘額；對外付款與所套用的預付款則減少之。
- 已實現匯兌損益——外幣發票付款當日匯率與發票登錄時生效匯率不同所產生的已實現損益。此側為損益視角，而非交易對象餘額，並以工作區的報表幣別記錄。
- 某一側的餘額始終是其分錄的淨值。 不存在另一處保存的數字，可能與產生它的分錄不一致。
- 分錄一旦登錄即為永久。 永不編輯、永不刪除。
- 修正以新增一筆沖銷分錄的方式登錄，沖銷分錄反向沖抵原分錄。 兩者皆留在分錄帳上；沖銷分錄帶有回連到所沖抵分錄的連結，使稽核軌跡完整可讀。
一筆分錄記錄什麼
分錄帳上的每一筆分錄，無論位於哪一側，皆承載相同的事實：- 所屬側——應收、應付或外匯。
- 變動種類——見下一節。
- 方向——會計意義上的借方或貸方；該側餘額依分錄方向加上或減去其金額。
- 單據自身幣別下的金額，以及在分錄日期生效匯率下換算為工作區報表幣別的對應金額——讓餘額可以以原幣別或匯總至報表幣別兩種視角讀取。
- 與誰、與何相關——客戶或廠商、訂單、發票或廠商發票、收款或付款、出貨，以及製造單，視情況各自適用。
- 變動發生的日期——發票的開立日、收款的入帳日、修正登錄日——與分錄寫入的時刻分開保存，使報表得以依業務日期切分。
- 由誰登錄。
- 分錄所附的備註與任何外部參考編號。
分錄的種類
分錄帳辨識六種變動。每一種都由 Finance 介面上的特定動作所建立；您不會用手把分錄寫上分錄帳。- 開立應收／應付（Charge raised）。 對交易對象登錄的一張客戶發票（一筆待收的款項）或一張廠商發票（一筆待付的款項）。在客戶對帳單上，此筆分錄呈現於應收欄底下，且該期合計呈現為本期應收。這是開啟一筆新餘額的動作。
- 收款。 自客戶收到並套用於一張或多張未沖客戶發票的金額。登錄於應收側。
- 付款。 對廠商付出並套用於一張或多張未付廠商發票的金額。登錄於應付側。廠商付款只有在經核准後才登錄至分錄帳——草稿或待覆核的付款不會變動廠商餘額。
- 套用訂金。 客戶預收款套用至日後開立的客戶發票，或廠商預付款套用至日後收到的廠商發票。套用會降低其所在側的餘額。
- 調整。 人為更正、期初變動，或任何其他並非源自發票、收款、付款或訂金套用的已登錄變更。應極為節制使用；該動作始終歸屬於登錄它的使用者。
- 。 當一張外幣發票以與其登錄時不同的匯率結算時，損益會以工作區的報表幣別作為自己的一筆分錄登錄於外匯側。原本的應收或應付發票與其付款各以自身幣別於各自側登錄；已實現損益則為第三筆分錄，承載匯率變動。完整行為見外匯，包括訂單幣別變更時的重蓋章。
餘額如何讀取
餘額始終為構成它之分錄的累積淨值。從分錄帳讀取餘額，在每一側都是同一種運算：- 某客戶的未收餘額——對該客戶開立之應收的合計，減去已對之套用之收款與訂金。
- 某廠商的未付餘額——該廠商發票的合計，減去已對之套用之經核准付款與預付款。
- 工作區的已實現匯兌結果——外匯側上所登錄之收益減去損失的合計。
修正如何進行
分錄一旦登錄即為永久。您不編輯它，也不刪除它。 修正是登錄一筆沖銷分錄以沖抵被修正分錄的新分錄。沖銷分錄具有與原分錄相反的方向、相同的金額，以及回連到所沖抵分錄的連結。兩筆分錄皆留在分錄帳上；沖銷後的餘額會與原分錄從未登錄時相同，但何時登錄了什麼、其後又因何被沖銷的歷史，完整可讀。 這是分錄帳上的餘額在原分錄落地後可變動的唯一方式。Finance 多項動作直接套用此規則：- 移除已套用訂金。 訂金套用被沖銷；該訂金原所套用的發票再次以訂金金額未沖。
- 作廢並重開一張發票或一張借／貸項通知單。 原單據對分錄帳的影響被沖銷；重開的單據以自身的新分錄登錄。文件層級的機制見發票與借項與貸項通知單。
- 更正人工調整。 登錄一筆沖銷調整；原調整保留。
為何每一筆分錄都是永久的
分錄帳是財務唯一可以仰賴的紀錄。若單一分錄事後可被變更，從分錄帳讀出的餘額便不再訴說完整故事——一個與團隊記憶相左的數字，無法透過讀取軌跡來解決。 保留每一筆分錄，並將修正以自身分錄登錄，使三件對日常財務工作至關重要的事為真：- 每一筆餘額皆可對帳。 客戶的未收數字乾淨地自針對該客戶登錄的發票、收款與套用累積而成。廠商的未付數字乾淨地自該廠商發票與所套用的經核准付款與預付款累積而成。
- 每一次變更皆有作者與日期。 每一筆分錄——包括每一筆沖銷分錄——皆承載由誰登錄與何時登錄。工作區的稽核日誌在其業務物件視角下讀出同樣的歷史；見稽核日誌。
- 沒有任何動作會抹去曾出現在分錄帳上的數字。 作廢、沖銷或回退本身即為一筆分錄，在分錄帳上與讀取它的報表上皆可見。
您在何處會遇到分錄帳
您不會把分錄帳作為自己的畫面開啟——它住在 Finance 模組背後，並在每一個讀取它的介面上呈現：- 應收與應付分頁讀取逐交易對象的餘額與所附屬的帳齡。
- 收款與沖帳分頁將自身的分錄直接登錄至分錄帳。
- 覆核分頁管轄哪些廠商付款與借／貸項通知單適格登錄；未經核准的單據絕不抵達分錄帳。
- 報表分頁——應收與應付明細報表、對帳單、預收款明細，以及傳票匯出——讀自分錄帳上的分錄。