輔料樣品送樣清單——工作區裡每一輪核准送樣,一眼看見品項、顏色、廠商、訂單、送樣意圖與當前狀態。
它是什麼
輔料樣品送樣是一輪核准的逐輔料稽核紀錄。它識別輔料及其顏色、寄送對象的 、 所對應的 與 , 以及——以一等公民身分掛在紀錄上——同一輪核准也涵蓋的相關款式。隨著此輪推進, 團隊送樣該紀錄,收件人簽核或退回,團隊在準備第二輪時把它標記為修訂。 自送樣紀錄列印的輔料卡 PDF 承載照片與輔料的識別,讓列印的樣品卡與工作區的紀錄一致。 該頁從側邊欄的輔料樣品送樣項目進入。為什麼存在
大貨輔料採購鮮少在輔料樣本寄給客戶(或寄給開發團隊)並完成簽核之前發生。 團隊需要知道每件輔料目前在第幾輪、該輪是否已核准、退件的原因、隨輪所附的照片, 以及該核准涵蓋哪些款式。把這些追蹤在電子郵件上既沒有稽核軌跡,也會在同一顆鈕扣 涵蓋一整季相關款式時當場崩解。 輔料樣品送樣把核准輪整合為每組(輔料 × 顏色 × 意圖)的單一紀錄。它是輔料核准的稽核軌跡 ——不是輔料採購的關卡。送樣紀錄登錄了寄了什麼、回了什麼、核准在哪些款式上適用; 團隊依其自身判斷開立大貨輔料的 , 送樣紀錄則作為佐證留檔。何時會用到
- 在輔料投入大貨前,把輔料樣本送出以做品質、顏色或大貨方面的簽核——可單項可組合。
- 在收件人答覆時,把核准或退件記錄到送樣紀錄上,並把退件原因擷取到該輪上。
- 需要第二輪時,把送樣標記為已修訂,並在同一張紀錄上準備下一輪。
- 任何時點,匯出可列印的輔料卡 PDF——照片與識別已排版好以隨實體輔料樣品一起外行。
依賴項
- 一個廠商——通常是輔料將寄送過去的輔料供應商。 紀錄上選填,實務上預期存在。
- 一張訂單與其下的一個款式—— 該輔料所對應的訂單與款式。紀錄上兩者皆選填;設定後可把送樣紀錄放入訂單與款式的脈絡中。
- 一個選填的輔料主檔——送樣紀錄所要核准的權威性 物料表輔料紀錄。設定後,送樣會自主檔讀取輔料的識別, 讓相同輔料在每一處都被同一筆紀錄所引用。
哪些東西依賴它
嚴格而言沒有任何下游。輔料採購單不以已核准送樣為關卡,任何製造單介面也不讀取送樣紀錄。 送樣是書面軌跡:工作區裡哪一輪核准在何時發生、針對什麼輔料、以何種結果的紀錄。 環繞它的介面會讀取它,但沒有任何介面以它為關卡。欄位
送樣的欄位依識別、輔料本身、連結與脈絡、送樣輪次、核准意圖、結果、附件與自由文字備註分組。識別
送樣編號——送樣的永久商業識別碼。建立時由平台指派、其後永不變更。
輔料
物料編號——輔料的物料編號。若挑選了連結的輔料主檔,則自其自動帶入;送樣上仍可編輯。說明——輔料是什麼(鈕扣、織標、繩帶等等)。在設有時自輔料主檔自動帶入。顏色——此輪的輔料顏色。同一件輔料的每一個顏色各自為一張送樣紀錄。輔料主檔——選填,回到工作區輔料主檔上權威性 物料表輔料紀錄的連結。設定後,輔料的識別自主檔讀取。
連結與脈絡
訂單——送樣對應的選填訂單。款式——送樣所屬之該訂單下的選填款式。廠商——送樣寄送對象的選填廠商——通常是要填滿輔料採購的 。 自廠商目錄挑選。相關款式——同一輪核准也涵蓋的其他款式的逗點分隔清單。輔料核准是一等公民的多款式: 當同一件輔料運在多個款式上時,一輪即可涵蓋一整季的相關款式。 此清單登錄在送樣上,回讀為該輪所適用的款式。品牌——該輪對應的客戶品牌。選填,自由文字。季節——銷售季節。選填,自由文字。
送樣輪次
送樣日期——該輪寄出的日期。由操作員設定。提供方——輔料樣品自身上所載的供應商名稱。為稽核軌跡擷取, 因為樣品自身上可能列出與紀錄上廠商不同的次層供應商。聯絡人——該輪在供應商端對接的人員。選填。
核准意圖
三個獨立的勾選方塊——團隊可勾選任一子集以登錄該輪所為何意圖送樣。為品質送樣——該輪要求對輔料品質做簽核。為顏色送樣——該輪要求對顏色配對做簽核。為大貨送樣——該輪要求對該輔料在大貨上使用做簽核。
結果
核准日期——該輪被核准的日期。在團隊於送樣紀錄上登錄核准時設定。退件原因——該輪被退件的原因,自由文字。在送樣被移動到已退件時必填。
附件
- 照片——每張送樣多張照片附件,各帶說明文字、可排序。 照片隨送樣外行至可列印的輔料卡 PDF 上(詳見下方輔料卡 PDF)。
備註
備註——對送樣整體的自由文字備註。
業務規則
- 每組(輔料 × 顏色 × 意圖)一張送樣。 同一件輔料的不同顏色為另一張送樣; 同一件輔料同一顏色再為另一意圖另行一輪(例如針對先前已品質核准的輔料做的顏色追樣) 為另一張送樣。
- 送樣不是輔料採購單的關卡。 開立大貨輔料的 不會因缺少已核准送樣而被拒;送樣是稽核軌跡,而非關卡。團隊自行決定是否要在採購前等簽核。
- 退件需要原因。 把送樣移動到已退件而未填入
退件原因會被拒絕—— 原因在同一次寫入中被擷取,讓稽核軌跡指名該輪為何被退。 - 修訂會在同一張紀錄上開始新一輪。 把送樣標記為已修訂表示團隊正在 同一張送樣上準備第二次迭代。團隊接著再次送樣;先前的結果留在紀錄的歷程上。
- 相關款式把核准帶到整批款式上。 把一個款式加到
相關款式是一等公民的方式, 表達「相同的輔料核准也涵蓋該款式」。送樣登錄較寬的涵蓋範圍; 款式本身則各自保有它們所用輔料的紀錄。 - 連結選填但建議設定。 訂單、款式、廠商與輔料主檔連結即使留白也不會被拒, 但填入連結的送樣會對周邊紀錄(物料表、訂單、廠商歷程)讀取,而不獨立存在。
驗證
狀態與轉換
輔料樣品送樣會經歷五個狀態的生命週期,以送樣列上的動作動詞驅動, 而非直接編輯狀態。團隊送樣一個草稿輪;收件人簽核或退件; 團隊標記為已修訂以準備第二次迭代;修訂的輪次接著再次被送出。- 草稿——送樣仍在構建中。團隊仍在輸入輔料、顏色、照片與連結。該輪尚未被寄出。
- 已送樣——該輪已寄出。等待收件人決定。
- 已核准——收件人簽核了該輪。團隊已取得所需的稽核紀錄,可在此送樣的款式上推進此輔料與顏色的大貨。
核准日期在該轉換上設定。 - 已退件——收件人退件了該輪。原因在同一轉換上擷取至
退件原因。 - 已修訂——同一張送樣上正在準備第二次迭代,可發生在核准或退件之後。修訂的輪次再次被送出, 把送樣回到已送樣。
轉換
動作及其驅動的轉換:- (建立) → 草稿。
- 草稿 → 已送樣:團隊在列上選擇送樣把該輪寄出。
- 已送樣 → 已核准:團隊在列上選擇核准,登錄核准;
核准日期被設定。 - 已送樣 → 已退件:團隊在列上選擇退件,以
退件原因登錄退件。 - 已核准 → 已修訂:團隊在先前已核准之後選擇標記為已修訂以開始第二次迭代 (例如先前已核准輔料的顏色變更)。
- 已退件 → 已修訂:團隊在退件之後選擇標記為已修訂以開始返工。
- 已修訂 → 已送樣:團隊再次選擇送樣以把修訂的輪次寄出。
日期邏輯
送樣承載兩個具商業意義的日期,加上平台的稽核時間戳。送樣日期——該輪寄出的日期。由操作員設定,通常為送樣被點選的當日。核准日期——該輪被核准的日期。由平台在已送樣 → 已核准轉換上設定。 針對再次送出的修訂輪次再次核准會覆寫它;先前的數值留在送樣的稽核軌跡上。
輔料卡 PDF
送樣會匯出一張輔料卡 PDF——一張可列印的卡片,承載輔料的識別(說明、物料編號、顏色) 及其照片,排版以隨實體樣品外行。匯出依送樣目前的欄位與照片生成;編輯後再次匯出即列印最新內容。 輔料卡是目前送樣紀錄的一次列印——它不是一份已轉換的文件,也不是一份已簽核的文件成品。 沒有簽核本回傳上傳,沒有逐次匯出的鎖定,送樣的狀態也不會因匯出而變動。 團隊把 PDF 當作樣品標籤,與實體樣品一起寄給收件人。變更的影響
- 建立送樣。 一張新送樣以草稿開啟,輔料、顏色與連結欄位已備好供輸入。 團隊加入照片、勾選核准意圖,並準備該輪。
- 在草稿(或已修訂)送樣上點選「送樣」。 送樣移動到已送樣, 團隊可在其上登錄收件人的決定。
- 在已送樣(或已修訂後再送樣)的送樣上點選「核准」。 送樣移動到已核准,
核准日期被設定。該輪以稽核紀錄留檔,作為此送樣款式上此輔料與顏色的依據。 - 在已送樣的送樣上點選「退件」。 團隊在同一次寫入填入
退件原因, 送樣移動到已退件。原因留在紀錄上作為該輪失敗原因的稽核。 - 在已核准或已退件的送樣上點選「標記為已修訂」。 送樣移動到已修訂, 表示正在準備第二次迭代。團隊編輯該輪(新照片、更新輔料細節), 再次點選送樣以重新送出。
- 編輯輔料、顏色、連結、照片或相關款式。 變更儲存至送樣。 重新匯出輔料卡 PDF 以列印更新後的內容。
- 新增或重新排序照片。 新照片與順序皆儲存。輔料卡 PDF 在下次匯出時讀取目前的照片與順序。
- 刪除送樣。 送樣自工作區移除。對於建錯的送樣請使用刪除; 一張已走完並抵達終態的送樣可留檔作為稽核軌跡。
最佳實務
- 針對輔料主檔與您要它涵蓋的相關款式開立送樣。 輔料主檔連結是把送樣回扣到 物料表輔料明細的方式;相關款式清單則讓一輪涵蓋 一整季的相關款式,而不是逐款式各要一輪。
- 送出前先勾選核准意圖。 在送樣上登錄該輪是為品質、顏色或大貨(或任意組合) 是日後讓稽核軌跡可讀的關鍵;事後補勾雖可,但會讓軌跡較稀薄。
- 以「送樣」送出,而非逕自編輯狀態。 列上的動作動詞是經過記錄的生命週期路徑, 並會帶出每個轉換所附隨的日期與驗證。
- 以收件人自己的話擷取退件原因。 一個精準的原因(「相對於身體布料顏色過暖」、 「洗滌時邊緣脫線」)會讓下一輪以「已退件」三字無法達到的方式更具生產力。
- 再送出第二輪之前先標記為已修訂。 對修訂輪重用同一張送樣可把輔料、顏色與核准歷程 保留在一張紀錄上;為實際是第二次迭代的事項另開新送樣會把稽核軌跡分散開來。
- 編輯後請重新匯出輔料卡 PDF。 PDF 自目前紀錄列印——編輯不會更新先前已列印的樣品卡。