心智模型
分录账有三侧，并在每一侧上记录一份累积分录列表。每一笔分录都是一笔资金变动——开立应收／应付、收款入账、付款出账、套用订金、更正，或一笔已实现汇兑损益。某一侧的余额即其分录的累积净值。 三侧：- 应收账——客户欠工作区的款项。针对客户开立的应收增加余额；收款与所套用的订金则减少之。
- 应付账——工作区欠厂商的款项。厂商发票增加余额；对外付款与所套用的预付款则减少之。
- 已实现汇兑损益——外币发票付款当日汇率与发票录入时生效汇率不同所产生的已实现损益。此侧为损益视角，而非交易对象余额，并以工作区的报表货币记录。
- 某一侧的余额始终是其分录的净值。 不存在另一处保存的数字，可能与产生它的分录不一致。
- 分录一旦录入即为永久。 永不编辑、永不删除。
- 更正以新增一笔冲销分录的方式录入，冲销分录反向冲抵原分录。 两者皆留在分录账上；冲销分录带有回连到所冲抵分录的链接，使审计轨迹完整可读。
一笔分录记录什么
分录账上的每一笔分录，无论位于哪一侧，皆承载相同的事实：- 所属侧——应收、应付或外汇。
- 变动种类——见下一节。
- 方向——会计意义上的借方或贷方；该侧余额依分录方向加上或减去其金额。
- 单据自身货币下的金额，以及在分录日期生效汇率下换算为工作区报表货币的对应金额——让余额可以以原货币或汇总至报表货币两种视角读取。
- 与谁、与何相关——客户或厂商、订单、发票或厂商发票、收款或付款、出货，以及制造单，视情况各自适用。
- 变动发生的日期——发票的开立日、收款的入账日、更正录入日——与分录写入的时刻分开保存，使报表得以依业务日期切分。
- 由谁录入。
- 分录所附的备注与任何外部参考编号。
分录的种类
分录账识别六种变动。每一种都由 Finance 界面上的特定动作所创建；您不会用手把分录写上分录账。- 开立应收／应付（Charge raised）。 对交易对象录入的一张客户发票（一笔待收的款项）或一张厂商发票（一笔待付的款项）。在客户对账单上，此笔分录呈现于应收栏底下，且该期合计呈现为本期应收。这是打开一笔新余额的动作。
- 收款。 自客户收到并套用于一张或多张未冲客户发票的金额。录入于应收侧。
- 付款。 对厂商付出并套用于一张或多张未付厂商发票的金额。录入于应付侧。厂商付款只有在经核准后才登录至分录账——草稿或待复核的付款不会变动厂商余额。
- 套用订金。 客户预收款套用至日后开立的客户发票，或厂商预付款套用至日后收到的厂商发票。套用会降低其所在侧的余额。
- 调整。 人为更正、期初变动，或任何其他并非源自发票、收款、付款或订金套用的已录入变更。应极为节制使用；该动作始终归属于录入它的用户。
- 。 当一张外币发票以与其录入时不同的汇率结算时，损益会以工作区的报表货币作为自己的一笔分录录入于外汇侧。原本的应收或应付发票与其付款各以自身货币于各自侧录入；已实现损益则为第三笔分录，承载汇率变动。完整行为见外汇，包括订单货币变更时的重盖章。
余额如何读取
余额始终为构成它之分录的累积净值。从分录账读取余额，在每一侧都是同一种运算：- 某客户的未收余额——对该客户开立之应收的合计，减去已对之套用之收款与订金。
- 某厂商的未付余额——该厂商发票的合计，减去已对之套用之经核准付款与预付款。
- 工作区的已实现汇兑结果——外汇侧上所录入之收益减去损失的合计。
更正如何进行
分录一旦录入即为永久。您不编辑它，也不删除它。 更正是录入一笔冲销分录以冲抵被更正分录的新分录。冲销分录具有与原分录相反的方向、相同的金额，以及回连到所冲抵分录的链接。两笔分录皆留在分录账上；冲销后的余额会与原分录从未录入时相同，但何时录入了什么、其后又因何被冲销的历史，完整可读。 这是分录账上的余额在原分录落地后可变动的唯一方式。Finance 多项动作直接套用此规则：- 移除已套用订金。 订金套用被冲销；该订金原所套用的发票再次以订金金额未冲。
- 作废并重开一张发票或一张借／贷项通知单。 原单据对分录账的影响被冲销；重开的单据以自身的新分录录入。文件层级的机制见发票与借项与贷项通知单。
- 更正人工调整。 录入一笔冲销调整；原调整保留。
为何每一笔分录都是永久的
分录账是财务唯一可以依赖的记录。若单一分录事后可被变更，从分录账读出的余额便不再讲述完整故事——一个与团队记忆相左的数字，无法透过读取轨迹来解决。 保留每一笔分录，并将更正以自身分录录入，使三件对日常财务工作至关重要的事为真：- 每一笔余额皆可对账。 客户的未收数字干净地自针对该客户录入的发票、收款与套用累积而成。厂商的未付数字干净地自该厂商发票与所套用的经核准付款与预付款累积而成。
- 每一次变更皆有作者与日期。 每一笔分录——包括每一笔冲销分录——皆承载由谁录入与何时录入。工作区的审计日志在其业务对象视角下读出同样的历史；见审计日志。
- 没有任何动作会抹去曾出现在分录账上的数字。 作废、冲销或撤回本身即为一笔分录，在分录账上与读取它的报表上皆可见。
您在何处会遇到分录账
您不会把分录账作为自己的画面打开——它住在 Finance 模块背后，并在每一个读取它的界面上呈现：- 应收与应付分页读取逐交易对象的余额与所附属的账龄。
- 收款与冲账分页将自身的分录直接录入至分录账。
- 复核分页管辖哪些厂商付款与借／贷项通知单适格录入；未经核准的单据绝不抵达分录账。
- 报表分页——应收与应付明细报表、对账单、预收款明细，以及传票导出——读自分录账上的分录。