创建报价单

报价单 是您在 客户 做出承诺前，把价格摆到对方面前的方式。创建报价单、发送，并在客户接受后，把它往下交接为 订单 或形式发票—— 无须重打任何东西。

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此工作流程的成果

您在此工作流程结束时，会有一份已发送、且客户已接受或已婉拒的报价单—— 这笔交易的、已定价的提案记录。一份已核准的报价单可以：

• 转换为订单，把客户、货币、每一条款式行、每一个配色、每一个尺码、每一个单价往下带， 并记下一条回溯到来源报价单的链接；或
• 生成 PI（在您的管理员启用之处），以一份从报价单预填的形式发票， 供客户安排付款；以及
• 承载客户签回的 PI，待 PI 签回后作为附件挂在报价单上， 让原始提案与签回接受共处同一份记录。

一份已拒绝的报价单是一份未落地提案的记录，也是修订后再次提案所据以而起的基础。

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何时会用到

• 客户要求对一个或多个 款式 报价，您需要把一份正式的提案摆到对方面前。
• 客户在您发送报价后又回来要求变更——在同一条报价单链上开启修订版次并发送新的提案。
• 先前一份报价单被婉拒，现在需要以调整后的条件重新提案——修订后即可开启一个以先前数据为起点的新版次。

若款式尚未存在，请先开发款式——详见 开发款式。 若成本尚未到位，请先建立成本表——详见 建立成本表。

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先决条件

• 对应买家的客户记录。客户主档由您的管理员维护。
• 要报价的款式——既可链接到既有的款式主档，也可于行上自由文字填入对客户显示的款号与名称。 链接到主档为佳，让提案绑定到真实、可重复使用的款式记录。详见 款式。
• 每个您打算报价的款式上都需要一份成本表。 成本表是逐款式算出工厂成本、客户价与毛利的地方； 报价单会把这些客户侧数字载入为其单价。详见成本表。
• 季节、产地与付款条件的租户列表——由您的管理员设置。报价单表头从这些列表中挑选。
• 报价单写入权限，给创建、编辑、发送、核准、拒绝、修订或转换报价的用户。 读取对您租户内任何已登录的用户开放。

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角色分工

具备报价单写入权限的用户开启报价单、填写表头与款式行、设置单价、发送报价单、 登记客户的接受或婉拒、条件变更时修订提案、上传客户签回的 PI， 并把已核准的报价单转换为订单。平台以能力而非职称把关这些动作—— 具备该能力的业务、商品开发与管理员角色都可在报价单上操作。 您租户内任何已登录的用户都可开启已保存的报价单、读取它，并看到它承载的提案。

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操作步骤

1. 开启报价单模块并起一份新报价单。 开启报价单并选择「创建报价单」。一份新报价单在草稿中开启， 准备好被填写。平台为它指派报价单号；您不挑选它。

   

2. 填写表头。
   • 客户——从客户主档挑选买家。
   • 货币——挑选报出单价所用的货币。一份报价单从头到尾只有一个货币； 以另一个货币的提案即为另一份报价单。
   • 有效期限——设置提案的截止日期。提案没有固定终止日时请留空。
   • 季节——挑选此提案所对应的销售季节。租户通常会把列表项目设置为 年度与季节合并的单一标签（例如 2026 S/S），让挑选一笔条目就把年度 与季节一起带到文件上。
   • 产地——挑选此提案的产地（国家或地区）。
   • 条款——挑选要印在报价单上的付款与商业条款文字。
   • 备注——键入要显示为渲染文件「Remark」的内部备注。
3. 新增一条款式行。 报价单跑的每一个款式各加一个区块：
   • 视需要透过 款式主档编号 挑选款式主档，把行链接到真实的款式记录。 自由文字行亦可作用；链接为佳，让提案绑定到该款式的物料表、成本表历史与下游文件。
   • 填写 款号 与 款式名称——这份报价单上对客户显示的款式标识。
   • 视需要设置 Fabric No. 与 样品尺寸 作为描述细节。
   • 视需要设置 最小订购量 (MOQ)——此款式附带的最小订购量。 非负整数；该行不附条件时留空。停留于报价单行上，于转换时不会传递到订单。
4. 新增配色、尺码与单价。 在每一条款式行下，依「配色 × 尺码」加行：
   • 配色——应出现在报价单上的配色名称。可视需要加上 色码（通常为十六进制值）。
   • 尺寸——尺码标签（例如 S、M、38）。
   • 数量——本「配色 × 尺码」所报的数量。
   • 单价——以报价单货币表示的每件价。报价单定价是逐尺码的—— 同一个配色可在不同尺码上承载不同价格。
   • 平台会由您输入的配色名称推算该款式行上的 配色数，因此它不会与数据脱钩。
5. 查看提案。 走过款式行、配色、尺码与单价。总计被算为所有报出的 数量 × 单价 之精确总和，并显示于报价单上。平台不会因为缺价或空款式而挡下发送—— 商品开发是决定提案是否就绪的把关者。

   

6. 下载报价单文件。 报价单以带有您租户品牌（标志、配色、卖方信息区块）的 PDF 渲染。 下载一份来预览客户会看到的内容，并把报价单发给客户。
7. 发送报价单。 按下「发送」。报价单从草稿进入已送出； 自此平台不再接受编辑。变更已送出报价的方式是修订。

   

8. 登记客户的回应。
   • 核准——客户已接受提案。报价单进入已核准。 转换为订单、生成 PI（在您的管理员启用之处），以及修订均已可作用。
   • 拒绝——客户已婉拒。报价单进入已拒绝。修订已可作用； 转换与生成 PI 则不可。

   

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修订提案

若一份已送出、已核准或已拒绝的报价单需要变更——客户反对的价格、要调整的数量、要换的配色—— 请开启修订。平台会把当前的报价单标为已取代、在同一条链上以下一个版次号开启一份新的草稿报价单， 并深层复制表头（客户、货币、有效期限、季节、产地、条款、备注）以及先前版次的每一条款式行与尺码。 修订后的报价单领取自己的新 报价单号；链上对前一行的链接保留，让每一轮所提议过的历程仍完整保留。 编辑新版次的表头、行或单价以反映变更，再发送一次。 之后客户对新版次的回应，即是把报价单带入已核准或已拒绝的回应； 先前的版次留作历史记录。 您若曾在前一个版次上起草了 AI 封面备注，它不会被复制—— 新版次需要时请重新起草。

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在已核准上生成 PI

在您的管理员为您租户启用「报价生 PI」之处，生成 PI 在已核准的报价单上可作用。 生成 PI 会开启一份从报价单预填的新 形式发票—— 明细项目、客户、货币与条款均沿用——供客户安排付款或开立信用证。 报价单的状态不会改变：报价单仍维持已核准，因此仍可转换为订单。 客户在 PI 上签回并寄回时，请在报价单上上传签回 PI。接受 PDF 与 JPG 上传。 签回副本现在位于原始提案以及由它生成的 PI 同一份记录上。

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转换为订单

当这笔交易准备好从提案进入承诺时，请在已核准的报价单上转换为订单。一张新 订单 开出，承接客户、货币、每一条款式行（链接到款式主档之处沿用该链接）、每一个配色、 每一个尺码，以及每一个单价。新订单保留一条回溯到来源报价单的链接；报价单被标为已转换。 自此刻起，订单才是这笔交易的活的记录—— 发货日期、贸易条件、出货地及其余订单专属的条件都在那里接手。这笔交易的金流—— 定金、出货请款、收款与面向客户的结算——则自订单流入 Finance 模块并汇总到 对账单。

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决策点

• 链接款式主档 vs. 自由文字行。 透过 款式主档编号 链接，能把行绑定到真实的款式记录。 在行为一次性时，自由文字可用；但链接为佳，让提案绑定到该款式的物料表、成本表历史与下游文件。
• 发送 vs. 修订。 一旦报价单发送，编辑被拒。提案在发送后需要变更时请以修订开启新版次； 不要在已送出的行上寻找解锁。
• 核准 vs. 拒绝 vs. 修订。 从已送出，客户的回应决定下一个状态。 在客户决定前要求变更时，已送出亦可走修订——开新版次、再次发送， 让那个版次承载最终回应。
• 转换为订单 vs. 生成 PI。 两者都从已核准走。转换为订单会开启其余链条所依附的活订单记录； 生成 PI 则会开启一份对客户的付款文件。 生成 PI 不会挡下转换为订单——两者可在同一份报价单上同时发生。

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业务规则摘要

以下规则治理此工作流程。它们在报价单页面有完整文件； 此工作流程仅做摘要。

• 一份报价单对应单一客户与单一货币。 客户与货币在表头挑选并维持不变。 详见报价单页面的业务规则。
• 编辑仅限于草稿。 表头、行、配色、尺码与单价的编辑均要求报价单处于草稿。 对非草稿状态的报价单下写入请求会被拒。
• 发送会把报价单从进一步编辑上锁。 变更已送出报价的方式是修订。
• 仅已核准的报价单可转换为订单。 在任何其他状态上转换会被拒； 已转换过的报价单不得再次转换。
• 修订会在同一条链上开启新版次，并使先前版次被取代。 新版次领取自己的新 报价单号，并承接每一条款式行与尺码的深层复本； 先前版次被标为已取代。
• 生成 PI 不会改变报价单的状态。 报价单仍维持已核准并仍可转换为订单。
• 签回的 PI 附在报价单上。 不在订单上，也不在 PI 文件上。

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日期设置与影响

• 有效期限——由用户在表头设置；选填。客户从文件上读到的截止日期。
• 创建日期——由平台在报价单开启时设置。在报价单文件上打印为开立日期。
• 最后更新日期——由平台在报价单处于草稿时的每一次写入，以及每一次状态变更时，均会设置。

报价单表头上没有发送时间、核准时间、拒绝时间或转换时间—— 每一次转换的可见信号，是状态本身以及该行的最后更新日期时间戳。 有效期限在转换时不会传递到订单；订单自带 订单日期 与 发货日期。

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接下来会发生什么

一份签回的提案，是业务与运营之间的桥。从一份已核准的报价单：

1. 转换为订单。 新订单开出，承接客户、货币、每一条款式行（链接到款式主档之处沿用该链接）、 每一个配色、每一个尺码，以及每一个单价。新订单保留一条回溯到来源报价单的链接； 报价单被标为已转换。从订单上，这笔交易接手发货日期、贸易条件、出货地， 以及其余自身的条件——详见订单与 订单生命周期。转换后的金流—— 定金、出货请款、收款与面向客户的结算——在 Finance 模块中运作，并汇总至 对账单。
2. 生成 PI 供安排付款。 在您的管理员为您租户启用「报价生 PI」时， 已核准的报价单可生成一份从报价预填的形式发票，供客户安排付款或开立信用证。 PI 处理期间，报价单仍维持已核准。详见 文件与转换链。
3. 上传客户签回的 PI。 把签回副本（PDF 或 JPG）附到报价单上。 原始提案、由它生成的 PI，以及签回的接受都挂在同一份记录上。

当客户带着变更或新一轮议价回来时，请修订该报价单，而非从零再建一份—— 链保留每一轮所提议过的历程，新版次也是从先前版次的数据起算，而不是一张空白表单。

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最佳实务

• 报价时开着成本表。 成本表是计算成本的工具；报价单是提案。把报价单的单价取自成本表的客户侧数字， 提案才会稳稳立基于真实毛利。详见 建立成本表。
• 能链接到款式主档的行就链接。 透过 款式主档编号 链接， 能把行绑定到真实的款式记录，并让后续整条链——物料表、成本表历史、下游文件——易于追溯。
• 有效期限要审慎设置。 清楚的截止日期告诉客户提案何时仍然有效， 也提醒您的团队何时该重整提案。
• 仅在提案完备时才发送。 平台不会因为缺价或空款式区块而挡下发送—— 商品开发是把关者。请在按下发送前，把款式、配色、尺码与单价都走一遍。
• 修订——不要尝试编辑已送出的报价。 平台会拒绝该编辑， 而先前的版次正是「实际所提议过什么」的记录。
• 尽快上传签回 PI。 把原始提案、由它生成的 PI，以及签回的接受集中在同一份记录。

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