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订单的商业面是一连串文件，每一份都由前一份产生。本页说明这条链——它为何存在、每份文件是什么，以及“转换”究竟做了什么。

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什么是转换链

当您向客户报价、赢得生意、出运货物并开票收款时，会产生一连串描述同一笔交易的文件。在许多公司里，每一份都要从头重打——同样的款式、配色、数量与价格一再键入，每次都有打错的数字或过期的价格悄悄混进来。 GarmentFlow 把这些文件串成单一的转换链。每份文件都由前一份转换而来，自动把共用的明细往下带。您在最开始只输入一次款式与价格，之后每份文件都继承它们。 这条链的存在有三个理由：
  • 一致性。 每份文件都反映相同的数字。报价单上谈定的价格，就是发票上的价格——没有重打，错误也就无从渗入。
  • 速度。 转换一份文件只需片刻。您是在审阅继承来的资料，而非重新输入。
  • 可追溯性。 每份文件都保留一条回溯到来源的链接，因此您能从一笔出货追回发票、订单，以及最初的报价单。

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四种文件

一笔典型交易会经过四种文件类型：
  1. 报价单。 是客户承诺前您发给对方的价格报价——您所提议的款式、配色、数量与单价。
  2. 形式发票（PI）。 客户接受后，报价单转换为——出货前用以确认价格、数量与条款的初步发票。客户以此开立信用证或安排付款。
  3. 商业发票。 货物出运时，交易以商业发票开票——针对实际离厂的货物正式请款。
  4. 装箱单。 与发票并行的装箱单详列每一箱的内容——客户与海关收货所需的逐尺码、逐配色明细。
形式发票与货物出运之间，是本身——客户确认的承诺，也就是已接受的报价单所转换成的对象。订单是生产发生的地方；商业发票与装箱单则由该订单实际出运的内容产生。订单自身的旅程请见订单生命周期。

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“转换”是什么意思

转换不会移动或更名一份文件。它会建立一份下一类型的新文件，并以来源预先填好内容：
  • 明细项目——款式、配色、尺码与数量——往下带。
  • 价格与商业条款往下带。
  • 客户与币别往下带。
  • 记录一条回溯来源文件的链接。
来源文件不因转换而改变——由报价单产生形式发票后，报价单仍维持原样。在下一步确实有所不同时——客户削减的数量、变动的条款——您可在定稿前调整新文件。没有任何东西被锁死在来源上；转换只是让您不必从空白开始。

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PDF 生成与品牌

链中每份文件都会输出为一份可直接发给客户的精致 PDF。该 PDF 带有贵公司的品牌——您的标志、配色、公司名称与地址，以及在文件需要时的银行信息——全部取自您的工作区设置，因此每份文件看起来都像出自您。品牌由管理员设置一次（见设置您的租户），并自动套用到每份文件。由于银行与公司信息在每次生成 PDF 时都重新读取，在设置中更新它们便会一次更新往后所有文件。

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对客户 vs 对内部的文件

有些导出有两种对象，GarmentFlow 会分别只显示该对象该看的栏位。最清楚的例子是支撑定价的成本表：对客户的导出只显示报价，而同一张表对内部的导出还会显示您的工厂成本与毛利——供决定售价的团队使用。导出时您选择对象，因此绝不会不慎把成本明细发给客户。链中对客户的文件——报价单与形式发票——永远只带客户所涉及的价格。

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