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# 借項與貸項通知單

> 工作區於客戶帳上開立的兩種調整單據——借項通知單增加客戶積欠款項、貸項通知單減少之——兩者皆於登錄至財務分錄帳之前由經辦／覆核核准把關。

**借項通知單**與**貸項通知單**是財務團隊在客戶帳上於正常發票流程之外需要新增或減少某筆款項時所開立的兩種調整單據。借項通知單增加客戶積欠款項；貸項通知單則減少之。兩者皆由工作區的[經辦／覆核核准模型](/zh-Hant/admin/user-management#maker-checker-approvals)把關——草稿先準備、送審，並由第二人覆核後，數字才會落到客戶帳上。

本頁說明各通知單為何、其對客戶餘額的作用、其共享的核准生命週期，以及工作區用以更正已核准通知單的**作廢並重開**路徑。

## 兩者為何

借項通知單與貸項通知單在**方向**上不同：一者增加、一者減少。它們其餘共享的——欄位、生命週期、介面、沖銷並重開機制——皆相同。

* **借項通知單**（`DN`）為向客戶開立的應收應退回款項：對工作區有利的價格更正、對先前所貸記項目的重新請款、漏附的輔料、依合約議定的延遲費。登錄後會以與客戶[發票](/zh-Hant/modules/invoices)相同的方式增加客戶的未清餘額。
* **貸項通知單**（`CN`）為向客戶開立的應退回款項：退貨、回饋、對客戶有利的價格更正、議定的折讓。登錄後會減少客戶的未清餘額——若客戶無未沖餘額，則於該帳上留下一筆已套用貸項。

兩種通知單皆為**客戶側**單據。工作區以其調整客戶帳；廠商側貸項則登錄於相關廠商發票與[應付板](/zh-Hant/modules/payables)——不使用此客戶 DN/CN 流程。

## 為何存在

客戶發票涵蓋出貨或訂金的議定價格；它是應收工作的大宗。然而真正的客戶關係有更長的長尾：季末的小額對帳、商譽性貸記、商品到岸後數週才議定的重工費。新開立一張發票——或更糟，編輯原發票——會弄混原來的請款紀錄。

借項或貸項通知單以其為自己的單據、自己的編號、自己的日期，以及自己的分錄來解決這件事。原發票留置不動；調整以另一獨立列讀於同一客戶帳上，且累積餘額反映兩者。

## 何時使用

借項與貸項通知單於 [Finance 模組](/zh-Hant/modules/finance)內**沖帳（沖帳）**分頁——即團隊用以將客戶訂金套用至發票的同一分頁——開立與管理。兩種通知單於此分頁底下的單一**借項／貸項通知單**清單中共存。

團隊伸手取用兩者的常見原因：

* **借項通知單。** 對客戶議定報銷的輔料成本進行重新請款；原發票漏掉的運費或關稅轉嫁；發票議定後對工作區有利的價格更正。
* **貸項通知單。** 出貨後的退貨；客戶取得資格的回饋；對客戶有利的小額價格更正；於未來訂單上的商譽性貸記。

## 單據上呈現的內容

兩種通知單承載相同的欄位：

* `Note no.`——單據自身的編號。借項通知單以工作區全域`DN`序列編號；貸項通知單以`CN`序列。模式遵循年月形式（例如`DN2506....`、`CN2506....`）使通知單依序讀取。
* `Type`——**Debit**或**Credit**。通知單類型於建立時設定，並隨單據留存；草稿可丟棄，但借項通知單不能就地翻為貸項通知單。
* `Customer`——通知單所開立的客戶。必填。
* `Invoice`——適用時，通知單所對應的原客戶發票。選填：未對應某一張發票的獨立調整可在不指名發票的情況下開立。
* `Issue date`——通知單開立日；驅動分錄業務日期。
* `Currency`——單據自身的幣別。
* `Amount`——以單據自身幣別表示的稅前金額。
* `Tax type`與`Tax amount`——稅務分類（應稅國內、零稅率出口或免稅）與相對應的稅務數字。
* `Total amount`——`Amount + Tax amount`。合計即通知單核准時對分錄帳登錄的金額。
* `Notes`——工作區於單據上所保存的自由文字。

## 通知單如何影響客戶餘額

通知單對客戶未清餘額的作用，是與發票或收款相同種類的變動——寫入[財務分錄帳](/zh-Hant/concepts/finance-ledger)的應收側、對應至單據，並於每一個讀取分錄帳的 Finance 視角上可見：

* **已核准的借項通知單**對應收側登錄一筆**開立應收／應付**分錄。客戶於[應收板](/zh-Hant/modules/receivables)上的未清餘額按通知單合計金額上升，分錄則於[對帳單](/zh-Hant/modules/statement-of-account)上以`Debit note`為分錄類型呈現於`應收`欄底下。在幕後，借項通知單是一筆開立應收／應付——與客戶發票所產生的分錄為同一種。
* **已核准的貸項通知單**對同一側登錄相反的變動。客戶的未清餘額按通知單合計金額下降，分錄則於[對帳單](/zh-Hant/modules/statement-of-account)上以`Credit note`為分錄類型呈現於`收款`欄底下——貸項通知單以與套用訂金相同的方式對未沖餘額沖抵。

**尚未核准**的通知單不會登錄，且不會變動應收或對帳單上的任何數字。通知單留於**沖帳**分頁，狀態為草稿或待覆核，待覆核者核准或退回為止。

## 核准生命週期

每張借項與貸項通知單走過工作區的標準[經辦／覆核核准生命週期](/zh-Hant/admin/user-management#the-approval-lifecycle)。狀態為其餘財務核准介面所使用的同一套：

* **草稿。** 經辦正在準備通知單。尚無內容登錄至分錄帳；客戶餘額不變。
* **待覆核。** 經辦已送審通知單。它呈現於 [Finance 模組](/zh-Hant/modules/finance)**覆核（覆核）**分頁底下**覆核工作清單**上，供每位適格的覆核者檢視——但送審者本人除外。
* **已核准。** 覆核者已核准通知單。**開立應收／應付**變動（借項通知單）或沖抵變動（貸項通知單）登錄至分錄帳；客戶的未清餘額隨之更新。
* **已退回。** 覆核者已退回通知單並記錄理由。通知單回到經辦處修正或丟棄。已退回的通知單絕不會登錄至分錄帳。

送審者絕不核准自己的送件；職責分離規則甚至適用於管理員。見[經辦／覆核核准流程](/zh-Hant/admin/user-management#maker-checker-approvals)以了解規則本身、各部分獲准的角色，以及工作清單機制。本頁說明經辦／覆核流程把關*什麼*；規則本身的權威性住在那裡。

生命週期每一步皆記錄於通知單的軌跡上：**建立**、**送審**、**核准**、**退回**——以及，當通知單其後被作廢並重開時，**作廢**與**重開**。

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## 作廢並重開借項或貸項通知單

事後發現有誤的已核准通知單——金額錯誤、客戶錯誤、稅務分類錯誤——**絕不會被編輯**。工作區改以**作廢**原單據並**重開**一張替換之。機制與客戶[發票](/zh-Hant/modules/invoices#voiding-and-reissuing-an-invoice)所使用的相同：原單據保留其編號與其在歷史中的位置；分錄帳獲得一筆沖銷分錄，沖抵原分錄的作用；一張新的替換單據被建立並回連至所替換的單據。

### 流程如何運作

1. **作廢原通知單。** 通知單被標記為**已作廢**：單據保留其編號、其行、其客戶與其開立日，並獲得一個`Voided at`時間戳、一個`Void reason`，以及作廢者紀錄。軌跡記錄一筆**作廢**事件。
2. **沖銷分錄對分錄帳登錄。** 若原通知單曾達**已核准**並對分錄帳登錄，沖銷會登錄一筆方向相反、金額相同的新分錄，並回連至其所沖抵的分錄。客戶的未清餘額回到通知單從未被核准時的狀態。在被核准前作廢的通知單先前並未登錄，故不會寫入沖銷分錄——僅單據狀態改變。
3. **重開一張替換通知單。** 一張新通知單於**草稿**中建立，透過`Reissued from`連結回連至原單據。替換單據承載其自有的新通知單編號與自有開立日；金額與稅務類型可於過程中修正為更正後的數字。重開後的通知單自上而下進入同一套核准生命週期——草稿 → 待覆核 → 已核准——且僅於覆核者核准時對分錄帳登錄。

鏈於單據軌跡上端到端可讀：原單據上一筆**作廢**事件、一筆連結至後繼者的**重開**事件，以及後繼者上一筆回連的**建立**事件。

已作廢的通知單不得再次作廢。不再需要的草稿或待覆核通知單亦會被作廢——單據於軌跡上的位置仍會留存，即使無分錄需要沖銷。

### 「作廢」與「沖銷分錄」——其分際

這是工作區兩種更正概念並列定義的所在頁：

* **作廢**是使用者對通知單（或對客戶[發票](/zh-Hant/modules/invoices)）所執行的**單據層級動作**。通知單被標記為作廢；單據的狀態、其`Voided at`時間戳、其`Void reason`，以及作廢者，皆記錄於單據本身。作廢是動作；單據是受詞。
* **沖銷分錄**是當作廢對先前已對分錄帳登錄的通知單落地時，工作區所寫入的**分錄帳層級分錄**。它是[財務分錄帳](/zh-Hant/concepts/finance-ledger)上的一筆新分錄，方向與原分錄相反、金額相同，並回連至其所沖抵的分錄。沖銷分錄是分錄帳「不編輯、不刪除」規則於工作區每一次更正先前已登錄之數字時得以遵守的方法。

兩者協同工作——對已核准通知單的一次作廢會在分錄帳上產出一筆沖銷分錄——但它們位於不同層級，文件刻意分別命名兩者。一個需要取消單據的讀者會伸手作廢；一個需要理解為何餘額有兩筆編號相同的分錄帳分錄的讀者，會閱讀[財務分錄帳](/zh-Hant/concepts/finance-ledger)上的沖銷分錄規則。

## 外幣

借項或貸項通知單以單據自身的幣別開立。當通知單對分錄帳登錄時，分錄以通知單的幣別與工作區報表幣別（採開立日生效之匯率）一併承載金額——同一規則適用於[客戶發票](/zh-Hant/modules/invoices)。客戶於該幣別的餘額按通知單合計移動；其他幣別的餘額不變。

## 誰能對借項與貸項通知單執行動作

各部分生命週期所獲准的角色，由工作區的[經辦／覆核核准模型](/zh-Hant/admin/user-management#who-plays-which-part)設定：

* **經辦**（建立、送審、作廢與重開）：財務、財務覆核、管理員。
* **覆核**（核准或退回）：財務覆核、管理員。

財務覆核或管理員亦可送審自己的通知單——但在自己送審的通知單上，他即為經辦，不能其後核准之。規則以使用者身分適用，而非以角色。

## 在工作流程中的位置

* **上游。** 借項或貸項通知單對客戶開立——且通常對某張特定客戶[發票](/zh-Hant/modules/invoices)開立——以調整已被請款的款項或記錄一筆漏記的款項。
* **平行。** 通知單於 [Finance 模組](/zh-Hant/modules/finance)**沖帳**分頁上準備與核准；待覆核的通知單呈現於\*\*覆核（覆核）\*\*分頁與覆核者的覆核工作清單上。
* **下游。** 已核准的通知單對[財務分錄帳](/zh-Hant/concepts/finance-ledger)登錄；[應收板](/zh-Hant/modules/receivables)與[對帳單](/zh-Hant/modules/statement-of-account)讀取同一份分錄帳分錄。

## 相關頁面

* [Finance 模組](/zh-Hant/modules/finance)
* [發票](/zh-Hant/modules/invoices)
* [財務分錄帳](/zh-Hant/concepts/finance-ledger)
* [應收](/zh-Hant/modules/receivables)
* [對帳單](/zh-Hant/modules/statement-of-account)
* [經辦／覆核核准流程](/zh-Hant/admin/user-management#maker-checker-approvals)