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# 借项与贷项通知单

> 工作区于客户账上开立的两种调整单据——借项通知单增加客户欠款、贷项通知单减少之——两者皆于登录至财务分录账之前由经办／复核核准把关。

**借项通知单**与**贷项通知单**是财务团队在客户账上于正常发票流程之外需要新增或减少某笔款项时所开立的两种调整单据。借项通知单增加客户欠款；贷项通知单则减少之。两者皆由工作区的[经办／复核核准模型](/zh-Hans/admin/user-management#maker-checker-approvals)把关——草稿先准备、提交，并由第二人复核后，数字才会落到客户账上。

本页说明各通知单为何、其对客户余额的作用、其共享的核准生命周期，以及工作区用以更正已核准通知单的**作废并重开**路径。

## 两者为何

借项通知单与贷项通知单在**方向**上不同：一者增加、一者减少。它们其余共享的——栏位、生命周期、界面、冲销并重开机制——皆相同。

* **借项通知单**（`DN`）为向客户开立的应收应退回款项：对工作区有利的价格更正、对先前所贷记项目的重新请款、漏附的辅料、依合约议定的延迟费。登录后会以与客户[发票](/zh-Hans/modules/invoices)相同的方式增加客户的未清余额。
* **贷项通知单**（`CN`）为向客户开立的应退回款项：退货、回馈、对客户有利的价格更正、议定的折让。登录后会减少客户的未清余额——若客户无未冲余额，则于该账上留下一笔已套用贷项。

两种通知单皆为**客户侧**单据。工作区以其调整客户账；厂商侧贷项则登录于相关厂商发票与[应付板](/zh-Hans/modules/payables)——不使用此客户 DN/CN 流程。

## 为何存在

客户发票涵盖出货或订金的议定价格；它是应收工作的大宗。然而真正的客户关系有更长的长尾：季末的小额对账、商誉性贷记、商品到岸后数周才议定的重工费。新开立一张发票——或更糟，编辑原发票——会弄混原来的请款记录。

借项或贷项通知单以其为自己的单据、自己的编号、自己的日期，以及自己的分录来解决这件事。原发票留置不动；调整以另一独立行读于同一客户账上，且累积余额反映两者。

## 何时使用

借项与贷项通知单于 [Finance 模块](/zh-Hans/modules/finance)内**冲账（冲账）**分页——即团队用以将客户订金套用至发票的同一分页——开立与管理。两种通知单于此分页底下的单一**借项／贷项通知单**列表中共存。

团队伸手取用两者的常见原因：

* **借项通知单。** 对客户议定报销的辅料成本进行重新请款；原发票漏掉的运费或关税转嫁；发票议定后对工作区有利的价格更正。
* **贷项通知单。** 出货后的退货；客户取得资格的回馈；对客户有利的小额价格更正；于未来订单上的商誉性贷记。

## 单据上呈现的内容

两种通知单承载相同的栏位：

* `Note no.`——单据自身的编号。借项通知单以工作区全域`DN`序列编号；贷项通知单以`CN`序列。模式遵循年月形式（例如`DN2506....`、`CN2506....`）使通知单依序读取。
* `Type`——**Debit**或**Credit**。通知单类型于创建时设定，并随单据留存；草稿可丢弃，但借项通知单不能就地翻为贷项通知单。
* `Customer`——通知单所开立的客户。必填。
* `Invoice`——适用时，通知单所对应的原客户发票。选填：未对应某一张发票的独立调整可在不指名发票的情况下开立。
* `Issue date`——通知单开立日；驱动分录业务日期。
* `Currency`——单据自身的币别。
* `Amount`——以单据自身币别表示的税前金额。
* `Tax type`与`Tax amount`——税务分类（应税国内、零税率出口或免税）与相对应的税务数字。
* `Total amount`——`Amount + Tax amount`。合计即通知单核准时对分录账登录的金额。
* `Notes`——工作区于单据上所保存的自由文字。

## 通知单如何影响客户余额

通知单对客户未清余额的作用，是与发票或收款相同种类的变动——写入[财务分录账](/zh-Hans/concepts/finance-ledger)的应收侧、对应至单据，并于每一个读取分录账的 Finance 视角上可见：

* **已核准的借项通知单**对应收侧登录一笔**开立应收／应付**分录。客户于[应收板](/zh-Hans/modules/receivables)上的未清余额按通知单合计金额上升，分录则于[对账单](/zh-Hans/modules/statement-of-account)上以`Debit note`为分录类型呈现于`应收`栏底下。在幕后，借项通知单是一笔开立应收／应付——与客户发票所产生的分录为同一种。
* **已核准的贷项通知单**对同一侧登录相反的变动。客户的未清余额按通知单合计金额下降，分录则于[对账单](/zh-Hans/modules/statement-of-account)上以`Credit note`为分录类型呈现于`收款`栏底下——贷项通知单以与套用订金相同的方式对未冲余额冲抵。

**尚未核准**的通知单不会登录，且不会变动应收或对账单上的任何数字。通知单留于**冲账**分页，状态为草稿或待复核，待复核者核准或退回为止。

## 核准生命周期

每张借项与贷项通知单走过工作区的标准[经办／复核核准生命周期](/zh-Hans/admin/user-management#the-approval-lifecycle)。状态为其余财务核准界面所使用的同一套：

* **草稿。** 经办正在准备通知单。尚无内容登录至分录账；客户余额不变。
* **待复核。** 经办已提交通知单。它呈现于 [Finance 模块](/zh-Hans/modules/finance)**复核（复核）**分页底下**复核工作清单**上，供每位适格的复核者查阅——但提交者本人除外。
* **已核准。** 复核者已核准通知单。**开立应收／应付**变动（借项通知单）或冲抵变动（贷项通知单）登录至分录账；客户的未清余额随之更新。
* **已退回。** 复核者已退回通知单并记录理由。通知单回到经办处修正或丢弃。已退回的通知单绝不会登录至分录账。

提交者绝不核准自己的提交；职责分离规则甚至适用于管理员。见[经办／复核核准流程](/zh-Hans/admin/user-management#maker-checker-approvals)以了解规则本身、各部分获准的角色，以及工作清单机制。本页说明经办／复核流程把关*什么*；规则本身的权威性住在那里。

生命周期每一步皆记录于通知单的轨迹上：**创建**、**提交**、**核准**、**退回**——以及，当通知单其后被作废并重开时，**作废**与**重开**。

<a id="voiding-and-reissuing-a-debit-or-credit-note" />

## 作废并重开借项或贷项通知单

事后发现有误的已核准通知单——金额错误、客户错误、税务分类错误——**绝不会被编辑**。工作区改以**作废**原单据并**重开**一张替换之。机制与客户[发票](/zh-Hans/modules/invoices#voiding-and-reissuing-an-invoice)所使用的相同：原单据保留其编号与其在历史中的位置；分录账获得一笔冲销分录，冲抵原分录的作用；一张新的替换单据被创建并回连至所替换的单据。

### 流程如何运作

1. **作废原通知单。** 通知单被标记为**已作废**：单据保留其编号、其行、其客户与其开立日，并获得一个`Voided at`时间戳、一个`Void reason`，以及作废者记录。轨迹记录一笔**作废**事件。
2. **冲销分录对分录账登录。** 若原通知单曾达**已核准**并对分录账登录，冲销会登录一笔方向相反、金额相同的新分录，并回连至其所冲抵的分录。客户的未清余额回到通知单从未被核准时的状态。在被核准前作废的通知单先前并未登录，故不会写入冲销分录——仅单据状态改变。
3. **重开一张替换通知单。** 一张新通知单于**草稿**中创建，透过`Reissued from`链接回连至原单据。替换单据承载其自有的新通知单编号与自有开立日；金额与税务类型可于过程中修正为更正后的数字。重开后的通知单自上而下进入同一套核准生命周期——草稿 → 待复核 → 已核准——且仅于复核者核准时对分录账登录。

链于单据轨迹上端到端可读：原单据上一笔**作废**事件、一笔链接至后继者的**重开**事件，以及后继者上一笔回连的**创建**事件。

已作废的通知单不得再次作废。不再需要的草稿或待复核通知单亦会被作废——单据于轨迹上的位置仍会留存，即使无分录需要冲销。

### 「作废」与「冲销分录」——其分际

这是工作区两种更正概念并列定义的所在页：

* **作废**是用户对通知单（或对客户[发票](/zh-Hans/modules/invoices)）所执行的**单据层级操作**。通知单被标记为作废；单据的状态、其`Voided at`时间戳、其`Void reason`，以及作废者，皆记录于单据本身。作废是操作；单据是受词。
* **冲销分录**是当作废对先前已对分录账登录的通知单落地时，工作区所写入的**分录账层级分录**。它是[财务分录账](/zh-Hans/concepts/finance-ledger)上的一笔新分录，方向与原分录相反、金额相同，并回连至其所冲抵的分录。冲销分录是分录账「不编辑、不删除」规则于工作区每一次更正先前已登录之数字时得以遵守的方法。

两者协同工作——对已核准通知单的一次作废会在分录账上产出一笔冲销分录——但它们位于不同层级，文件刻意分别命名两者。一个需要取消单据的读者会伸手作废；一个需要理解为何余额有两笔编号相同的分录账分录的读者，会阅读[财务分录账](/zh-Hans/concepts/finance-ledger)上的冲销分录规则。

## 外币

借项或贷项通知单以单据自身的币别开立。当通知单对分录账登录时，分录以通知单的币别与工作区报表币别（采开立日生效之汇率）一并承载金额——同一规则适用于[客户发票](/zh-Hans/modules/invoices)。客户于该币别的余额按通知单合计移动；其他币别的余额不变。

## 谁能对借项与贷项通知单执行操作

各部分生命周期所获准的角色，由工作区的[经办／复核核准模型](/zh-Hans/admin/user-management#who-plays-which-part)设定：

* **经办**（创建、提交、作废与重开）：财务、财务复核、管理员。
* **复核**（核准或退回）：财务复核、管理员。

财务复核或管理员亦可提交自己的通知单——但在自己提交的通知单上，他即为经办，不能其后核准之。规则以用户身份适用，而非以角色。

## 在工作流程中的位置

* **上游。** 借项或贷项通知单对客户开立——且通常对某张特定客户[发票](/zh-Hans/modules/invoices)开立——以调整已被请款的款项或记录一笔漏记的款项。
* **平行。** 通知单于 [Finance 模块](/zh-Hans/modules/finance)**冲账**分页上准备与核准；待复核的通知单呈现于\*\*复核（复核）\*\*分页与复核者的复核工作清单上。
* **下游。** 已核准的通知单对[财务分录账](/zh-Hans/concepts/finance-ledger)登录；[应收板](/zh-Hans/modules/receivables)与[对账单](/zh-Hans/modules/statement-of-account)读取同一份分录账分录。

## 相关页面

* [Finance 模块](/zh-Hans/modules/finance)
* [发票](/zh-Hans/modules/invoices)
* [财务分录账](/zh-Hans/concepts/finance-ledger)
* [应收](/zh-Hans/modules/receivables)
* [对账单](/zh-Hans/modules/statement-of-account)
* [经办／复核核准流程](/zh-Hans/admin/user-management#maker-checker-approvals)