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# 文件与转换链
> 报价单、形式发票与订单如何依序转换。
订单的商业面是一连串文件，每一份都由前一份产生。本页说明这条链——它为何存在、每份文件是什么，以及“转换”究竟做了什么。
## 什么是转换链
当您向客户报价、赢得生意、出运货物并开票收款时，会产生一连串描述同一笔交易的文件。在许多公司里，每一份都要从头重打——同样的款式、配色、数量与价格一再键入，每次都有打错的数字或过期的价格悄悄混进来。
GarmentFlow 把这些文件串成单一的**转换链**。每份文件都由前一份*转换*而来，自动把共用的明细往下带。您在最开始只输入一次款式与价格，之后每份文件都继承它们。
这条链的存在有三个理由：
* **一致性。** 每份文件都反映相同的数字。报价单上谈定的价格，就是发票上的价格——没有重打，错误也就无从渗入。
* **速度。** 转换一份文件只需片刻。您是在审阅继承来的资料，而非重新输入。
* **可追溯性。** 每份文件都保留一条回溯到来源的链接，因此您能从一笔出货追回发票、订单，以及最初的报价单。
## 四种文件
一笔典型交易会经过四种文件类型：
1. **报价单。** [报价单](/zh-Hans/reference/glossary#quotation)是客户承诺前您发给对方的价格报价——您所提议的款式、配色、数量与单价。
2. **形式发票（PI）。** 客户接受后，报价单转换为[形式发票](/zh-Hans/reference/glossary#pi-proforma-invoice)——出货前用以确认价格、数量与条款的初步发票。客户以此开立信用证或安排付款。
3. **商业发票。** 货物出运时，交易以商业发票开票——针对实际离厂的货物正式请款。
4. **装箱单。** 与发票并行的装箱单详列每一箱的内容——客户与海关收货所需的逐尺码、逐配色明细。
形式发票与货物出运之间，是[订单](/zh-Hans/reference/glossary#order)本身——客户确认的承诺，也就是已接受的报价单所转换成的对象。订单是生产发生的地方；商业发票与装箱单则由该订单实际出运的内容产生。订单自身的旅程请见[订单生命周期](/zh-Hans/concepts/order-lifecycle)。
## “转换”是什么意思
转换不会移动或更名一份文件。它会**建立一份下一类型的新文件，并以来源预先填好内容**：
* 明细项目——款式、配色、尺码与数量——往下带。
* 价格与商业条款往下带。
* 客户与币别往下带。
* 记录一条回溯来源文件的链接。
来源文件不因转换而改变——由报价单产生形式发票后，报价单仍维持原样。在下一步确实有所不同时——客户削减的数量、变动的条款——您可在定稿前调整新文件。没有任何东西被锁死在来源上；转换只是让您不必从空白开始。
## PDF 生成与品牌
链中每份文件都会输出为一份可直接发给客户的精致 PDF。该 PDF 带有**贵公司的品牌**——您的标志、配色、公司名称与地址，以及在文件需要时的银行信息——全部取自您的工作区设置，因此每份文件看起来都像出自您。品牌由管理员设置一次（见[设置您的租户](/zh-Hans/admin/setting-up-your-tenant)），并自动套用到每份文件。由于银行与公司信息在每次生成 PDF 时都重新读取，在设置中更新它们便会一次更新往后所有文件。
## 对客户 vs 对内部的文件
有些导出有两种对象，GarmentFlow 会分别只显示该对象该看的栏位。最清楚的例子是支撑定价的成本表：**对客户**的导出只显示报价，而同一张表**对内部**的导出还会显示您的工厂成本与毛利——供决定售价的团队使用。导出时您选择对象，因此绝不会不慎把成本明细发给客户。链中对客户的文件——报价单与形式发票——永远只带客户所涉及的价格。
## 相关页面
* [报价单](/zh-Hans/modules/quotations)
* [订单生命周期](/zh-Hans/concepts/order-lifecycle)
* [订单模块指南](/zh-Hans/modules/orders)
* [物料表、成本表与文件版本](/zh-Hans/concepts/bom-cost-sheet-artifact-versions)